Cette publication examine le rôle de la fonction de conformité dans les dispositifs transverses, dont l’encadrement est généralement piloté et coordonné par la direction des ressources humaines (DRH), afin d’en assurer la pleine conformité.

L’AMF observe que le rôle et l’implication de la fonction de conformité varient au sein des établissements du panel, pour des raisons diverses. S’agissant des mesures disciplinaires, la fonction conformité est correctement positionnée, ce qui témoigne de l’attention portée par chaque établissement au respect des règles déontologiques. En revanche, dans le domaine de la rémunération, cette fonction, bien que centrale, voit son accès aux informations nécessaires à l’exercice complet de ses missions limité, en raison de restrictions d’accès aux données les plus pertinentes sur les rémunérations variables attribuées aux collaborateurs dans trois des quatre établissements du panel. Dans ce contexte, les conclusions quant au caractère satisfaisant des contrôles de conformité réalisés sont susceptibles d’être erronées.

L’AMF a mené cette série de contrôles « SPOT » (Supervision des Pratiques Opérationnelle et Thématique) auprès de quatre prestataires de services d’investissement (PSI), exerçant l’activité de banque de financement et d’investissement (BFI), afin de disposer d’un panel homogène et d’informations comparables. Les quatre établissements analysés appartiennent tous à de grands groupes bancaires internationaux.

L’AMF a examiné le rôle et l’implication de la fonction de vérification de la conformité sur les thèmes suivants :

1. la vérification du niveau de connaissance et de qualification des collaborateurs, au regard des exigences réglementaires et internes ;
2. l’élaboration, la mise en œuvre et le contrôle des politiques de rémunération, notamment afin d’assurer leur conformité avec les principes applicables ;
3. les dispositifs relatifs aux mesures disciplinaires, en tant qu’outils de traitement des manquements et de garantie du respect des règles ;
4. les transactions personnelles : le dispositif de surveillance des transactions personnelles.

1. La fonction de conformité a logiquement le rôle d’expert concernant les contenus des formations réglementaires à développer, ce qui consiste à s’assurer que les formations correspondent bien aux exigences réglementaires, sont actualisées et en adéquation avec les collaborateurs ciblés par ces formations en fonction des postes.
2. La réglementation confère un rôle central à la fonction de conformité, à laquelle incombe l’obligation de conseiller l’organe de direction sur la politique de rémunération préalablement à sa validation. Toutefois, pour trois des quatre prestataires examinés, aucun élément probant n’a pu être fourni attestant de l’effectivité de ce conseil. Par ailleurs, la majorité des prestataires ne permet pas à la fonction de conformité d’accéder aux informations et données déterminantes en matière de rémunération, celles-ci étant réservées aux services des ressources humaines et aux lignes hiérarchiques.
3. L’AMF constate que la contribution des équipes de conformité à l’élaboration du corpus disciplinaire demeure limitée, tandis que la fonction de conformité joue un rôle central dans l’analyse des manquements commis par les collaborateurs des établissements.
4. Que les établissements aient choisi un régime unique pour tout le personnel ou une catégorisation des collaborateurs selon leur accès à des informations confidentielles ou privilégiées, tous les établissements du panel ont mis en place un système de préapprobation des demandes concernant les transactions personnelles. Ce mécanisme requiert l’aval de la fonction de conformité, qui s’assure, lors de l’examen de ces autorisations, que les opérations respectent les règles applicables au collaborateur. En complément de ces contrôles préalables, la plupart des établissements confient également à la fonction de conformité la réalisation de contrôles a posteriori, basés sur l’examen de justificatifs transmis, à l’exception d’un établissement du panel.

Parmi les bonnes pratiques, l’AMF a relevé les points suivants :

• considérer le fait de ne pas avoir suivi les formations réglementaires dans les délais impartis comme un « comportement à risques » et le faire remonter en tant que tel dans l’évaluation annuelle des collaborateurs ;
• prendre en compte dans le cadre de l’évaluation annuelle des collaborateurs le respect, des règles et procédures internes applicables, permettant de valoriser l’adhésion des collaborateurs aux obligations déontologiques ;
• disposer d’un outil spécifique de gestion des demandes de pré-autorisation des transactions personnelles ;
• mettre en place un dispositif de suivi des manquements des collaborateurs à leurs obligations professionnelles identifiés via les contrôles pilotés par la fonction de  conformité.

Parmi les mauvaises pratiques observées, l’Autorité a identifié le fait de :

• ne pas proposer aux collaborateurs de la fonction de conformité de passer la Certification AMF ;
• ne pas prévoir de sanctions, notamment de nature pécuniaire impactant la rémunération variable, en cas de manquements graves ou répétés au dispositif encadrant les transactions personnelles ;
• ne pas mettre en place de contrôle permettant à la fonction de conformité de s’assurer que les sanctions prononcées sont correctement enregistrées dans les outils de suivi RH.

Cette synthèse « SPOT » sera suivie d’un second volet, qui portera sur d’autres acteurs et abordera des thématiques complémentaires.

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